Te nu mēs esam, un tēma, par kuru vērts parunāt, ja tev ir pazīstama šāda situācija, ir produktivitāte. Divi no lielākajiem produktivitātes traucēkļiem ir ikdienas sliktie ieradumi un reaģējoša, nevis proaktīva pieeja, proti, mēs darbā nepārtraukti dzēšam ugunsgrēkus, nevis virzāmies pretim saviem mērķiem. Un, pat ja reizēm šķiet, ka situācija ir bezcerīga, risinājums ir. Tas ir vienkāršs, bet ne vienmēr viegls. Pirmais solis ir atpazīt savus kaitīgos jeb sliktos ieradumus un tad aizvietot tos ar tādiem, kas būtu noderīgāki. Otrais - mainīt ierasto reaģējošo uzvedības modeli. Tā rezultātā mēs beidzot varēsim uzņemties atbildību par savu darba dienu, un līdz ar to manāmi pieaugs mūsu produktivitāte. Kas vēl var palīdzēt procesu uzlabošanai?

1 Atrodi savu produktīvāko laiku. Cīrulis vai pūce?

Padoms iepazīt sevi ir vecs un visiem zināms, un ir pēdējais laiks to likt lietā. Sen zināms arī ieteikums no rīta neveikt apnicīgus uzdevumus, piemēram, atbildēt uz neskaitāmiem e-pastiem, bet gan darīt to, kas prasa vislielāko kognitīvo un radošo iesaisti. Izklausās labi, bet ne vienmēr patiesi. Katram no mums produktīvākais laiks ir atšķirīgs. BSMS/Norstat veiktajā pētījumā noskaidrots, ka darbspējīgie Latvijas iedzīvotāji divreiz biežāk ir cīruļi jeb produktīvi no rīta (49 %) nekā vakarā (20 %). Vēlams plānot savu laiku un darba dienu, ņemot vērā to, kurā diennakts laikā katrs no mums individuāli jūtas gatavāks veikt kādu sarežģītu uzdevumu. Laba prakse ir dienas pirmo cēlienu veltīt sev, lai uzlādētu nepieciešamos resursus, baudot labas brokastis, meditējot, palasot ziņas vai vingrojot. Pēc tam, pievēršoties darbiem, sākt ar prioritārajiem uzdevumiem, kuriem noteikti jābūt izpildītiem līdz dienas beigām.

2 Plāno un veido uzdevumu sarakstus

Pareizi būtu jau svētdienā ieskicēt jaunās nedēļas galvenos projektus un uzdevumus un katras dienas vakarā saplānot nākamo dienu. Iepriekš sagatavots uzdevumu saraksts ļaus sākt dienu ar skaidru plānu, kas no produktivitātes viedokļa jau ir teju puse uzvaras. Plānošanai var izmantot dažādas lietotnes, piemēram, Planless, Trello, Evernote, WorkFlowy un citas, var arī plānot savā kalendārā, plānotājā vai citā sistēmā, kas ir ērta, strukturēta un atvieglo procesus, nevis tos apgrūtina. Personīgi sev esmu ieviesusi kombinēto metodiku, apvienojot digitālos rīkus (lietotnes ar kalendāriem, kas, vēlams, ir sinhronizētas) ar fizisko kalendāru. Tomēr katram piemērotākā sistēma var būt atšķirīga, tāpēc dažreiz, lai atrastu īsto, nepieciešams eksperimentēt.

3 Nosaki prioritātes

Ja pierasts pie garajiem darbu sarakstiem, no kuriem puse vai pat vairāk uzdevumu paliek neizpildīti, tad ieteicams atbildēt uz diviem vienkāršiem jautājumiem:
• kuri ir svarīgākie uzdevumi šajā sarakstā?
• cik daudz no šiem svarīgajiem uzdevumiem reāli varu paveikt šodien?
Ikdienā vērts atcerēties Pareto likumu (80/20), kas paredz, ka 80 % rezultāta ir sasniedzami, ja efektīvi tiek izpildīti 20 % no svarīgākajiem uzdevumiem. Atstājiet vairāk laika uzdevumiem, kas ir primāri, nosakot svarīgākos darbus.

4 Nē multitāskingam

Multitāskings jeb vairākuzdevumu režīms ir produktivitātes lielākais kaitnieks. Būtībā multitāskings ir ilūzija par to, ka mūsu smadzenes spēj darīt vairākus darbus vienlaikus. Multitāskings neeksistē. Tā ir tikai lieka sava prāta piepūlēšana, kas neļauj pilnvērtīgi koncentrēties uz vienu uzdevumu, lai to izdarītu pēc iespējas augstākā kvalitātē. Londonas Universitātes pētījums vēsta, ka, lēkājot starp dažādiem uzdevumiem, produktivitāte samazinās par 40 %, bet Saseksas Universitātes pētījums saka, ka multitāskings ir pat fiziski kaitīgs mūsu smadzenēm. Pētnieki noskaidrojuši, ka, piemēram, lietojot vairākas ierīces vienlaikus, samazinās smadzeņu audu blīvums tajās smadzeņu zonās, kas atbildīgas par empātiju, emociju kontroli un lēmumu pieņemšanu. Un pretēji - produktivitāte sasniedza vēl nepieredzētus augstumus, kad cilvēks veltīja visu uzmanību vienam uzdevumam.

5 Deleģēt un uzticēties citiem

Ir cilvēki, kuriem ļoti patīk būt aizņemtiem, un līdz kādam brīdim tas ir pieņemami. Lai varētu deleģēt uzdevumus, ir jābūt trim spējām. Pirmkārt, spējai noteikt savas stiprās puses un tās atbilstoši realizēt, koncentrējoties uz tiem uzdevumiem, kuri ir prioritāri svarīgākie. Otrkārt, spējai apzināties, ka viss nav jāpaveic vienam. To, ka ir citi cilvēki, kas tavas vājās puses var aizvietot ar savām stiprajām, proti, uzdevumu, kas tevi kaitina un šķiet sarežģīts, izdarīt bez grūtībām un ar prieku. Treškārt, spējai uzticēties citiem un nenodarboties ar mikromenedžmentu. Ja ir uzdevumi, kuru izpildi jau kārtējo reizi atliec, prokrastinē un īsti nezini, kā tos paveikt, lūdz palīdzību! Kuri cilvēki varētu tev palīdzēt tos paveikt? Kādas zināšanas vai pieredze šo uzdevumu izpildei ir nepieciešama? Kā tev trūkst, lai tos paveiktu? Tu vari apzināt savu kolēģu, draugu un paziņu loku vai arī meklēt ekspertus platformā LinkedIn. Ja tev trūkst zināšanu vai nav pilnīgas informācijas, tad sāc ar to, ka noformulē jautājumus un tad atrodi atbildes.

6 Tu neesi robots!

Cilvēki nav roboti, līdz ar to mūsu produktivitāte ir ierobežota. Darba laikā svarīgi ir ņemt pārtraukumus.
Ik pēc stundas regulārai un apzinātai atpūtai jāvelta vismaz pāris minūšu. Šajā laikā jāatpūtina acis, ja darbs ir pie datora. Jāizstaipās, ja esi bijis statisks. Noteikti jāpadomā par mazām un arī ilgākām pauzēm darba laikā. Laika plānošanai var izmantot Pomodoro metodi, kas veicina to, ka ik pēc 25 minūšu ilgas strādāšanas cikliski atpūties 5-10 minūtes un tad atkal 25 minūtes turpini strādāt. Vai iz-mantot Ultradiānu, kas paredz 90 minūšu aktivitāti un 20 minūšu atpūtu, kas visas dienas garumā sadalīts šādos 110 minūšu garos ciklos. Neatkarīgi no tā, kādu darba un atpūtas modeli izvēlies, neaizmirsti arī par kvalitatīvu miegu naktī, relaksējošu nedēļas nogali un regulāriem ikgadējiem atvaļinājumiem, kuros jāiemācās prasme neņemt darbu uz mājām.
Un beidzot - uzlabojot produktivitāti darbā, noteikti paaugstinās cilvēka dzīves kvalitāte. Rodas vairāk laika, ko atvēlēt hobijiem, darbs sniedz lielāku gandarījumu, pieaug pašvērtējums un uzlabojas attiecības ar kolēģiem. Tas taču ir tā vērts, vai ne?

Vērts ieskatīties:
• How to Increase Productivity at Work (https://www.thebalancesmb.com/top-ways-to-increase-productivity-2948669);
• Eisenhower Matrix (https://luxafor.com/the-eisenhower-matrix/);
• Brain scans reveal “gray matter” diferences in media multitaskers (https://www.eurekalert.org/news-releases/467495).
• Inta Buša: Linkedin / Instagram inta_b